Sicherheit und Datenschutz

Mieterdaten sind personenbezogen. Wir behandeln sie so.

Hosting in Deutschland, technisch getrennte Mandanten, nachvollziehbare Änderungen und eine verschlüsselte Sicherung gehören zu jedem Paket, nicht ins Kleingedruckte.

Im Einzelnen

So schützen wir Ihre Daten

Hosting in Deutschland

Anwendung, Datenbank und Dokumente liegen in Rechenzentren in Falkenstein und Nürnberg, die verschlüsselte Sicherung in einem zweiten Rechenzentrum in Helsinki. Wir übermitteln Ihre Daten nicht in Länder außerhalb der Europäischen Union.

Verbindungen ausschließlich verschlüsselt über HTTPS
Keine Weitergabe an Werbe- oder Analysedienste
Keine Mieterdaten an KI-Dienste

Technisch getrennte Mandanten

Jede Verwaltung arbeitet in einem eigenen Mandanten. Die Trennung hängt nicht an der Sorgfalt einzelner Programmteile: Jede Datenbankabfrage wird automatisch auf Ihren Mandanten begrenzt, und eine Abfrage ohne Mandantenbezug lehnt die Anwendung ab, statt Daten zu liefern.

Automatische Tests prüfen die Begrenzung bei jeder Änderung am Code
Dateien sind nur über Ihren Mandanten abrufbar
Eigene Instanz mit eigener Datenbankab Enterprise

Anmeldung und Rechte

Drei Rollen decken den Alltag ab: Administration, Verwaltung und Nur lesen. Rolle und Status prüft die Anwendung bei jeder Anfrage neu; wer deaktiviert wird, ist sofort abgemeldet.

Passwörter nur als bcrypt-Hash gespeichert
Einladung per E-Mail statt Startpasswort
Zwei-Faktor-Anmeldung mit Authenticator-App, Pflicht für Administratoren
Sperre nach wiederholten Fehlversuchen
Anmeldung mit Microsoft mit Ihrer Mehrfaktor-Richtlinieab Business

Nachvollziehbar bis ins Detail

Jede Änderung an Objekten, Verträgen, Kontakten und Einstellungen steht im Änderungsprotokoll, mit Person, Zeitpunkt und den Werten vorher und nachher.

Protokoll je Objekt, je Kontakt und gesamt
Zugriffe unseres Supports nur zur Fehlerbehebung oder auf Ihre Anfrage

Sicherung und Wiederherstellung

Datenbank und Dokumente werden stündlich verschlüsselt in ein zweites Rechenzentrum gesichert. Die Wiederherstellung testen wir jede Woche automatisch, damit die Sicherung im Ernstfall auch funktioniert.

Verschlüsselung mit AES-256, Schlüssel nur bei uns
Gestaffelte Aufbewahrung über Stunden, Tage und Monate, höchstens zwölf Monate
Vor jedem Update eine zusätzliche Sicherung

Kundenportal mit eigenen Konten

Mieter melden sich mit einem eigenen, getrennten Konto an. Sie sehen ausschließlich ihr Mietverhältnis und die Unterlagen, die Sie ausdrücklich freigeben.

Freigabe je Dokument, nicht je Ordner
Zugang jederzeit entziehen, auch bei richtigem Passwort

Auftragsverarbeitung nach DSGVO

Mit der Registrierung schließen Sie den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO ab, mit Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen. Sie bleiben Verantwortlicher für die Daten Ihrer Mieter, wir verarbeiten sie nur in Ihrem Auftrag.

Export aller Daten und Dateien jederzeit selbst, auch 30 Tage nach Vertragsende
Löschung nach Ablauf dieser Frist
Unterauftragnehmer offen benannt

Bankzugänge nur lesend

Für den automatischen Kontoabruf nutzt die Anwendung ausschließlich lesende Zugänge. Schlüssel und Zugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert; Überweisungen kann die Anwendung nicht auslösen.

Abruf per FinTS oder EBICSIn Entwicklung

Wechsel ohne Hürden

Ihre Daten gehören Ihnen. Administratoren erstellen jederzeit selbst einen vollständigen Export: jede Tabelle als JSON und CSV, alle Dokumente im Original und eine Beschreibung von Aufbau und Formaten. Für Export und Wechsel berechnen wir nichts.

Kündigung für einen Wechsel mit höchstens zwei Monaten Frist
Auf Wunsch bis zu 30 Tage Übergangszeit nach Vertragsende
Danach 30 Tage Zugriff auf den Export, dann vollständige Löschung

Rechtsraum und Zugriffe von Behörden

Die Infrastruktur betreibt die Hetzner Online GmbH in Deutschland und Finnland; sie unterliegt dem Recht der Europäischen Union und Deutschlands. Die Mails der Plattform versendet Microsoft Ireland aus Rechenzentren in der EU; als Teil eines US-Konzerns unterliegt Microsoft auch US-Recht.

Daten bei der Übertragung und in der Sicherung verschlüsselt, Schlüssel nur bei uns
Herausgabe nur bei rechtlicher Verpflichtung, nach Prüfung jeder Anfrage
Information des Kunden vor einer Herausgabe, soweit gesetzlich zulässig

Fragen

Häufige Fragen zur Sicherheit

Wer hat Zugriff auf meine Daten?

Die Benutzer, die Sie in Ihrem Mandanten anlegen, im Rahmen ihrer Rolle. Unser Support greift nur zur Fehlerbehebung oder auf Ihre ausdrückliche Anfrage zu. Andere Kunden der Plattform haben technisch keinen Zugriff.

Was passiert mit meinen Daten nach der Kündigung?

Der Zugang wird gesperrt, Ihre Daten bleiben noch 30 Tage erhalten. In dieser Zeit melden sich Administratoren weiter an und laden unter „Datenexport“ alle Daten und Dateien als ZIP herunter. Danach löschen wir Datenbankeinträge und Dateien Ihres Mandanten; Sicherungen laufen spätestens nach zwölf Monaten aus.

Wie wechsle ich zu einem anderen Anbieter?

Kündigen Sie per E-Mail, für einen Wechsel mit höchstens zwei Monaten Frist. Unter Administration → Datenexport erstellen Sie jederzeit eine ZIP-Datei mit allen Tabellen (JSON und CSV, UTF-8) und allen Dokumenten; die beiliegende LIESMICH.txt beschreibt Aufbau, Formate und Verweise zwischen den Tabellen. Zugangsdaten zu Banken und Microsoft 365 sind nicht enthalten und werden beim neuen Anbieter neu eingetragen. Fragen des neuen Anbieters zu den Formaten beantworten wir.

Kann ich eine eigene Instanz bekommen?

Ja, im Paket Enterprise: eigene Datenbank, eigener Dateispeicher, eigene Sicherung und eine eigene Adresse wie verwaltung.ihre-firma.de.

Wo bekomme ich den Vertrag zur Auftragsverarbeitung?

Er ist Teil der Registrierung und jederzeit auf der Seite Auftragsverarbeitung einsehbar. Für Enterprise-Kunden stimmen wir ihn auf Wunsch individuell ab.

Rechtstexte: Datenschutz · Auftragsverarbeitung · AGB

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