Datenschutzhinweis

HeicoSan Rheinland GmbH, Regentenstraße 88, 51063 Köln, Deutschland, vertreten durch die Geschäftsführer Nico Bähner und Clemens Escher. Telefon 0221 863382, E-Mail info@heicosan.de.

Fragen zum Datenschutz und Anträge zu Ihren Rechten richten Sie bitte an info@heicosan.de oder an die Postanschrift mit dem Zusatz „Datenschutz“.

Dieser Hinweis gilt für die Website von idaimmo, die Registrierung und die Benutzerkonten in der Anwendung. Für Daten, die Kunden in ihrem Mandanten erfassen (zum Beispiel Mieter, Eigentümer, Verträge, Dokumente), sind die Kunden selbst verantwortlich; wir verarbeiten sie als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO (Abschnitt 7).

Beim Aufruf verarbeiten unsere Server technisch notwendige Daten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, zuvor besuchte Seite sowie Browser- und Betriebssystemkennung. Wir brauchen sie, um die Seiten auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit des Betriebs zu gewährleisten und Angriffe zu erkennen.

Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren und funktionsfähigen Angebot (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Daten stehen in Server-Protokollen, die nach Umfang fortlaufend überschrieben werden; wir führen sie nicht mit anderen Daten zusammen und werten sie nicht zu anderen Zwecken aus.

Schriften und alle übrigen Bestandteile der Seiten laden wir von unseren eigenen Servern. Es werden keine Inhalte von Drittanbietern eingebunden, keine Analyse- oder Tracking-Dienste genutzt und keine Daten zu Werbezwecken weitergegeben.

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies: für die Anmeldung (Sitzung), zum Schutz von Formularen vor Missbrauch und für den Zwischenschritt der Anmeldung, wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse eingeben. In der Anwendung merkt sich ein Cookie, ob Sie die Seitenleiste eingeklappt haben; das Farbschema (Hell, Dunkel, System) speichert Ihr Browser lokal.

Für diese Speicherung ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG keine Einwilligung erforderlich, weil sie für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt nötig ist. Die weitere Verarbeitung stützt sich auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO. Sitzungs-Cookies enden mit der Abmeldung oder nach Ablauf der Sitzung.

Bei der Registrierung verarbeiten wir den Namen der Verwaltung oder Firma, Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Passwort (nur als Hash, nicht lesbar) sowie Zeitpunkt und Fassung der Nutzungsbedingungen und der Auftragsverarbeitung, denen Sie zugestimmt haben. Wir senden einen Bestätigungslink an Ihre Adresse; erst mit dem Aufruf des Links entsteht Ihr Mandant bei idaimmo.

Rechtsgrundlage ist die Anbahnung und Durchführung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Pflichtfelder brauchen wir für den Vertragsschluss; ohne sie kann kein Mandant angelegt werden. Registrierungen, die nicht bestätigt werden, löschen wir sieben Tage nach Ablauf des Links.

Für Angebot, Rechnung und Zahlung verarbeiten wir die Firmen- und Rechnungsangaben des Kunden sowie die Namen und Kontaktdaten der Ansprechpartner (Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO).

Für jedes Benutzerkonto speichern wir Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Passwort-Hash und den Zeitpunkt der letzten Anmeldung. Links zum Festlegen eines Passworts (Einladung, Passwort vergessen) gelten begrenzt und nur einmal; gespeichert wird nur ein Hash des Codes. Rechtsgrundlage ist die Bereitstellung der Anwendung für den Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und dessen berechtigtes Interesse, seinen Mitarbeitenden Zugänge einzurichten (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Richten Sie die Zwei-Faktor-Anmeldung ein, speichern wir den Schlüssel Ihrer Authenticator-App verschlüsselt sowie Ihre Wiederherstellungscodes nur als Hash. Die Codes erzeugt die App auf Ihrem Gerät; wir erhalten keine Daten von der App oder deren Anbieter.

Hat Ihr Arbeitgeber die Anmeldung mit Microsoft eingerichtet, erhalten wir von Microsoft bei der Anmeldung Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse sowie die Kennungen Ihres Kontos und Ihres Microsoft-Verzeichnisses. Die Anmeldung selbst findet bei Microsoft statt, im Microsoft-365-Konto Ihres Arbeitgebers.

Zum Schutz vor dem Ausprobieren von Passwörtern protokollieren wir fehlgeschlagene Anmeldungen und Anfragen ohne Anmeldung (Passwort vergessen, Registrierung) mit gekürzten, verschlüsselten Prüfwerten (Hash) der E-Mail-Adresse und der IP-Adresse, aus denen sich die Werte nicht zurückrechnen lassen. Nach zu vielen Fehlversuchen sperren wir die Anmeldung für kurze Zeit. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einem sicheren Betrieb (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO); die Einträge löschen wir nach 30 Tagen.

Die Daten, die Kunden in idaimmo erfassen (Objekte, Einheiten, Mietverträge, Mieter, Eigentümer, Zahlungen, Dokumente, Kundenportal), verarbeiten wir ausschließlich im Auftrag und nach Weisung des Kunden. Die Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, den der Kunde bei der Registrierung abschließt.

Jede Verwaltung arbeitet in einem eigenen Mandanten; jede Datenbankabfrage ist technisch auf den Mandanten der Sitzung begrenzt. Unsere Mitarbeitenden greifen auf Mandantendaten nur zu, soweit es für den Betrieb, zur Behebung von Störungen oder auf Anfrage des Kunden erforderlich ist.

Bindet ein Kunde Bankkonten über den Kontoinformationsdienst BANKSapi an, ruft die Plattform in seinem Auftrag die Umsätze dieser Konten bei BANKSapi ab (Name und IBAN der Gegenseite, Verwendungszweck, Betrag, Buchungstag). BANKSapi ist dabei Vertragspartner des Kunden. Die Zugangsdaten zum Online-Banking gibt der Kunde nur bei BANKSapi ein; wir erhalten sie nicht.

Wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Angaben, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bei Anfragen zum Vertrag, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Wir löschen sie, wenn die Anfrage erledigt ist und keine Aufbewahrungspflicht besteht.

Hosting: Hetzner Online GmbH, Industriestraße 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland. Die Server stehen in Rechenzentren in Falkenstein und Nürnberg (Deutschland), die verschlüsselte Sicherung liegt in einem Rechenzentrum in Helsinki (Finnland).

E-Mail-Versand: Mails der Plattform (Bestätigung, Einladung, neues Passwort, Hinweise aus der Anwendung) versenden wir über Microsoft 365 von Microsoft Ireland Operations Limited, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown, Dublin 18, Irland. Microsoft verarbeitet die Daten in Rechenzentren in der EU.

Mit beiden Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Darüber hinaus geben wir personenbezogene Daten nur weiter, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Wir selbst übermitteln keine Daten in Länder außerhalb der EU und des EWR. Soweit Microsoft im Rahmen seiner Dienste Daten in die USA übermittelt, geschieht das auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission zum EU-US Data Privacy Framework (Art. 45 DSGVO), unter dem Microsoft zertifiziert ist, ergänzend auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO).

Konto- und Mandantendaten speichern wir für die Dauer des Vertrags. Nach Vertragsende oder nach einer Testphase ohne Paketwahl bleiben die Daten 30 Tage erhalten, damit der Kunde einen Export herunterladen kann; danach löschen wir den Mandanten einschließlich aller Dateien. Erstellte Exporte liegen sieben Tage zum Herunterladen bereit und werden dann gelöscht.

Sicherungen bewahren wir gestaffelt auf (stündlich, täglich, monatlich) und überschreiben sie spätestens nach zwölf Monaten. Vertrags- und Rechnungsunterlagen bewahren wir auf, solange handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten bestehen (§ 257 HGB, § 147 AO).

Sie haben das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Beruht eine Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, können Sie ihr aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit widersprechen (Art. 21 DSGVO).

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Zuständig für uns ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf, poststelle@ldi.nrw.de.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

Mieter, Eigentümer und andere Personen, deren Daten eine Verwaltung in ihrem Mandanten verarbeitet, wenden sich bitte an diese Verwaltung als Verantwortliche; wir unterstützen sie dabei.

Wir passen diesen Hinweis an, wenn sich unser Angebot oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.