Nutzungsbedingungen (AGB)

Diese Bedingungen gelten für alle Verträge über die Nutzung der Software idaimmo (im Folgenden „Plattform“) zwischen der HeicoSan Rheinland GmbH, Regentenstraße 88, 51063 Köln (im Folgenden „Anbieter“) und ihren Kunden (im Folgenden „Kunde“).

Die Plattform richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne von § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Mit der Registrierung bestätigt der Kunde, in Ausübung seiner gewerblichen oder selbständigen beruflichen Tätigkeit zu handeln.

Abweichende oder ergänzende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht.

Der Kunde füllt auf der Website das Formular „Mandanten anlegen“ aus, stimmt diesen Bedingungen und dem Vertrag zur Auftragsverarbeitung zu und sendet das Formular ab. Bis zum Absenden kann er seine Eingaben jederzeit prüfen und berichtigen. Mit dem Absenden gibt er ein Angebot auf Abschluss des Nutzungsvertrags ab.

Der Anbieter schickt daraufhin einen Bestätigungslink an die angegebene E-Mail-Adresse. Der Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde den Link aufruft und der Anbieter den Mandanten einrichtet.

Vertragssprache ist Deutsch. Der Anbieter speichert die Fassung dieser Bedingungen, der der Kunde zugestimmt hat. Die jeweils gültige Fassung ist auf der Website abrufbar und kann dort gespeichert und ausgedruckt werden.

Der Anbieter stellt die Plattform als Software-as-a-Service über das Internet zur Nutzung bereit. Der Funktionsumfang ergibt sich aus der Beschreibung des gewählten Pakets auf der Website zum Zeitpunkt der Paketwahl; als „In Entwicklung“ oder „bald“ gekennzeichnete Funktionen sind nicht geschuldet. Der Anbieter entwickelt die Plattform weiter und darf Funktionen ändern, soweit der vereinbarte Leistungskern erhalten bleibt und die Änderung dem Kunden zumutbar ist.

Der Kunde erhält einen eigenen Mandanten, dessen Daten technisch von den Daten anderer Kunden getrennt sind.

Der Anbieter stellt die Plattform mit einer Verfügbarkeit von 99 % im Monatsmittel am Übergabepunkt (Ausgang des Rechenzentrums) bereit. Ausgenommen sind angekündigte Wartungsfenster sowie Störungen, die der Anbieter nicht zu vertreten hat, etwa Störungen des Internets außerhalb seines Einflussbereichs oder höhere Gewalt.

Support leistet der Anbieter per E-Mail an Werktagen (Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Nordrhein-Westfalen).

Die Plattform befindet sich in der Entwicklung (Entwicklungsphase). Während der Entwicklungsphase stellt der Anbieter sie unentgeltlich zum Testen mit allen Funktionen bereit; die Testphase läuft in dieser Zeit nicht ab. Funktionen können sich ändern, wegfallen oder vorübergehend nicht verfügbar sein, und Fehler sind nicht ausgeschlossen. Die Verfügbarkeitszusage in Ziffer 3 gilt während der Entwicklungsphase nicht.

Das Ende der Entwicklungsphase teilt der Anbieter den Administratoren des Kunden mindestens 30 Tage vorher per E-Mail mit. Die Testphase des Kunden endet frühestens mit der Entwicklungsphase; den Termin nennt die Mitteilung.

Die weitere Nutzung nach der Testphase setzt voraus, dass der Kunde ein Paket wählt, per E-Mail an den Anbieter oder durch Annahme eines Angebots. Erst ab der Paketwahl fällt eine Vergütung an. Wählt der Kunde kein Paket, endet der Vertrag mit Ablauf der Testphase, und der Zugang wird gesperrt; für die Daten gilt Ziffer 12.

Der Anbieter räumt dem Kunden für die Dauer des Vertrags das nicht ausschließliche, nicht übertragbare Recht ein, die Plattform für eigene geschäftliche Zwecke zu nutzen. Benutzerkonten darf der Kunde für seine Mitarbeitenden und für Personen einrichten, die für ihn tätig sind. Ein Recht am Quellcode erhält der Kunde nicht.

Der Kunde hält Zugangsdaten geheim, sperrt Konten ausgeschiedener Personen und informiert den Anbieter unverzüglich, wenn er einen Missbrauch seines Zugangs vermutet.

Der Kunde ist für die Inhalte verantwortlich, die er in seinem Mandanten verarbeitet, insbesondere dafür, dass er personenbezogene Daten seiner Mieter, Eigentümer und Ansprechpartner rechtmäßig verarbeitet und die Betroffenen informiert. Das gilt auch für Unterlagen, die er über das Kundenportal freigibt.

Der Kunde nutzt die Plattform nicht für rechtswidrige Zwecke, lädt keine Schadsoftware hoch und unternimmt keine Versuche, auf Daten anderer Mandanten oder auf die Infrastruktur des Anbieters zuzugreifen oder deren Betrieb zu stören.

Mit dem Kundenportal stellt der Kunde seinen Mietern und Eigentümern Informationen in eigenem Namen bereit. Anbieter des Portals gegenüber diesen Personen ist der Kunde; er hinterlegt dafür die Angaben seiner Verwaltungsgesellschaft (Name, Anschrift, Vertretung, Register, Kontakt), die das Portal als Anbieterangaben anzeigt. Der Anbieter stellt die Technik bereit.

Kontoumsätze übernimmt der Kunde als Datei aus seinem Online-Banking. Zusätzlich kann er Konten über den Kontoinformationsdienst BANKSapi anbinden; die Plattform ruft die Umsätze dieser Konten dann regelmäßig automatisch ab und gleicht sie mit den Mietverträgen ab. Weitere Abrufwege, etwa FinTS oder EBICS, stellt der Anbieter nur nach gesonderter Vereinbarung bereit.

Für den Abruf über BANKSapi schließt der Kunde selbst einen Vertrag mit BANKSapi und hinterlegt den dort erhaltenen Zugangsschlüssel in der Plattform. Zugangsdaten und TAN seines Online-Bankings gibt der Kunde ausschließlich bei BANKSapi ein; der Anbieter erhält und speichert sie nicht. Für den Vertrag mit BANKSapi und dessen Vergütung, für die Freigaben, die die Bank verlangt, und für Ausfälle oder unvollständige Daten von BANKSapi oder der Bank ist der Anbieter nicht verantwortlich.

Die automatische Zuordnung von Zahlungseingängen ersetzt keine Prüfung durch den Kunden. Der Kunde kontrolliert Zuordnungen, Mieterkonten und daraus erstellte Schreiben in eigener Verantwortung.

Der Anbieter erbringt keine Zahlungsdienste im Sinne des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes, insbesondere keine Zahlungsauslöse- oder Kontoinformationsdienste, nimmt keine Gelder entgegen und löst keine Zahlungen aus.

Bindet der Kunde eigene Dienste an, etwa sein Microsoft-365-Konto (Anmeldung, Mailversand aus dem eigenen Postfach, SharePoint-Ablage), seinen Zugang bei BANKSapi (Kontoabruf) oder einen Zugang zu einer anderen Software für die Datenübernahme, nutzt die Plattform diese Dienste in seinem Auftrag. Für die Verträge mit diesen Diensten, deren Verfügbarkeit und die dort eingerichteten Berechtigungen ist der Kunde selbst verantwortlich.

Die Vergütung richtet sich nach dem gewählten Paket und der Preisliste auf der Website zum Zeitpunkt der Paketwahl oder nach einem individuellen Angebot. Alle Preise verstehen sich netto zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

Abgerechnet wird monatlich oder jährlich im Voraus per Rechnung. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug fällig. Ein Wechsel in ein größeres Paket gilt sofort und wird anteilig berechnet, ein Wechsel in ein kleineres Paket ab dem nächsten Abrechnungszeitraum.

Gerät der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, darf der Anbieter den Zugang nach Mahnung mit angemessener Fristsetzung bis zum Ausgleich sperren; die Daten bleiben dabei erhalten.

Der Anbieter darf die Preise mit einer Frist von sechs Wochen zum Beginn eines Abrechnungszeitraums ändern. Er teilt die Änderung in Textform mit. Der Kunde kann den Vertrag in diesem Fall zum Wirksamwerden der Änderung kündigen; darauf weist der Anbieter in der Mitteilung hin.

Nach der Paketwahl läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit. Bei monatlicher Abrechnung können beide Seiten jederzeit zum Ende des laufenden Kalendermonats kündigen, bei jährlicher Abrechnung zum Ende des bezahlten Jahres. Die Kündigung bedarf der Textform; eine E-Mail genügt.

Möchte der Kunde zu einem anderen Anbieter oder in eine eigene Umgebung wechseln, kann er den Vertrag unabhängig von der Abrechnungsart mit einer Frist von zwei Monaten kündigen (Art. 25 der Verordnung (EU) 2023/2854, Data Act).

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

Der Kunde kann jederzeit selbst einen vollständigen Export seiner Daten erstellen (Administration → Datenexport): alle Tabellen als JSON und CSV sowie alle Dokumente, Logos und Unterschriften im Originalformat, mit einer Beschreibung von Aufbau und Formaten. Nicht exportiert werden nur Sicherheitsdaten des Betriebs, die für eine Übernahme nicht nutzbar sind: Hashes von Passwörtern und Codes, Sitzungen, Schlüssel der Zwei-Faktor-Anmeldung und die verschlüsselten Zugangsdaten zu angebundenen Diensten.

Bei einem Wechsel unterstützt der Anbieter den Kunden und den neuen Anbieter im angemessenen Umfang mit Auskünften zu Aufbau und Formaten der Daten. Auf Verlangen des Kunden steht die Plattform nach Ende der Kündigungsfrist bis zu 30 Tage unverändert weiter zur Verfügung, soweit er sie für den Wechsel benötigt (Übergangszeit); die Vergütung dafür richtet sich anteilig nach dem bisherigen Paket. Für Export und Wechsel berechnet der Anbieter keine Entgelte.

Mit Vertragsende, nach einer Übergangszeit mit deren Ende, sperrt der Anbieter den Zugang. 30 Tage lang können Administratoren des Kunden sich danach noch anmelden und Exporte erstellen und herunterladen (Abruffrist); alle anderen Bereiche sind gesperrt.

Nach Ablauf der Abruffrist löscht der Anbieter alle Daten des Mandanten einschließlich der Dateien vollständig. Sicherungen werden nach ihrem Aufbewahrungsplan überschrieben, spätestens nach zwölf Monaten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten des Anbieters bleiben unberührt.

Der Anbieter verarbeitet die Daten im Mandanten des Kunden als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Die Einzelheiten regelt der Vertrag zur Auftragsverarbeitung, der Bestandteil dieses Vertrags ist.

Beide Seiten behandeln vertrauliche Informationen der anderen Seite, die ihnen im Rahmen des Vertrags bekannt werden, vertraulich, auch über das Vertragsende hinaus.

Der Kunde meldet Mängel unverzüglich in Textform mit einer nachvollziehbaren Beschreibung. Der Anbieter beseitigt Mängel innerhalb angemessener Frist, nach seiner Wahl durch Korrektur, Umgehungslösung oder Bereitstellung einer neuen Version.

Die verschuldensunabhängige Haftung des Anbieters für Mängel, die bereits bei Vertragsschluss vorhanden waren (§ 536a Abs. 1 Alt. 1 BGB), ist ausgeschlossen.

Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, im Rahmen einer übernommenen Garantie sowie nach dem Produkthaftungsgesetz.

Bei leichter Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur bei Verletzung einer wesentlichen Vertragspflicht, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden begrenzt, je Kalenderjahr höchstens auf die Vergütung, die der Kunde in den zwölf Monaten vor dem schädigenden Ereignis gezahlt hat.

Für den Verlust von Daten haftet der Anbieter im Rahmen der vorstehenden Regeln nur in Höhe des Aufwands, der für ihre Wiederherstellung aus einer Sicherung entstanden wäre. Der Kunde kann jederzeit selbst einen Export seiner Daten erstellen (Ziffer 12).

Während der Entwicklungsphase (Ziffer 4) überlässt der Anbieter die Plattform unentgeltlich. Abweichend von den vorstehenden Absätzen haftet er in dieser Zeit, auch für den Verlust, die Veränderung oder die Nichtverfügbarkeit von Daten, nur bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit sowie in den übrigen Fällen des ersten Absatzes. Der Kunde bewahrt Daten und Unterlagen, die er für seinen Betrieb benötigt, zusätzlich an anderer Stelle auf, etwa durch regelmäßige Exporte (Ziffer 12).

Die Haftung nach Art. 82 DSGVO richtet sich nach den gesetzlichen Vorschriften.

Der Anbieter kann diese Bedingungen ändern, soweit das wegen neuer Funktionen, geänderter Rechtslage oder Rechtsprechung erforderlich ist und das Verhältnis von Leistung und Vergütung nicht berührt. Er teilt Änderungen mindestens sechs Wochen vor ihrem Wirksamwerden in Textform mit. Widerspricht der Kunde nicht innerhalb dieser Frist in Textform, gelten die Änderungen als angenommen; widerspricht er, kann jede Seite den Vertrag zum Wirksamwerden der Änderung kündigen. Auf diese Folgen weist der Anbieter in der Mitteilung hin.

Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag ist Köln, wenn der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist.

Sollte eine Bestimmung dieser Bedingungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt. An ihre Stelle tritt die gesetzliche Regelung.